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7 pasos para incorporar con éxito a los clientes de diseño

Usted ha hecho el trabajo duro: ha tomado la iniciativa y los ha convertido en clientes que pagan. Felicidades! Ahora, tienes que construir su sitio web.

¿Pero es así de simple? El cliente firma el contrato y usted inmediatamente se pone a trabajar en el diseño de la página web?

Usted podría ciertamente acercarse a la puesta en marcha de un proyecto de diseño web de esa manera. Sin embargo, se perdería los enormes beneficios de tener un proceso de incorporación bien organizado.

En el momento en que usted tiene un contrato firmado, ya ha establecido algunas expectativas básicas con su cliente. Eso es bueno. Usted nunca quiere entrar en una relación con un cliente si ellos (o usted) no saben en lo que se están metiendo.

La incorporación refuerza aún más el trabajo de base que ha establecido.

Utilice esta lista de comprobación para asegurarse de que cada uno de sus proyectos de diseño web tenga un comienzo lo más sólido posible.

Paso 1: Duplicar su plantilla de gestión de proyectos

Este primer paso asume que usted tiene una plantilla de proyecto de diseño web. Si aún no has creado uno, te animo a que lo hagas. Cada proyecto que emprendas tendrá la misma estructura básica, así que ¿por qué no te ahorras la molestia de tener que recrearlo cada vez?

Independientemente del software de gestión de proyectos que utilice, es fácil duplicar su plantilla.

En Trello, haga clic en “Mostrar menú”:

Luego, “Copy Board”:

Nómbrelo con el nombre del nuevo cliente y haga clic en “Crear”.

O bien, en Asana, harás clic en el icono “Más” (tres puntos):

Luego, “Proyecto Duplicado”:

Nómbrelo con el nombre del nuevo cliente y, a continuación, haga clic en “Crear nuevo proyecto”.

Añada a la carpeta cualquier miembro del equipo que vaya a trabajar en el trabajo.

Paso 2: Guardar documentos del proyecto en la carpeta

Centralice todos sus documentos, comunicaciones y entregables en la nueva carpeta de gestión de proyectos. Comience con el alcance del trabajo (SOW), la propuesta y cualquier nota que haya recopilado sobre el cliente antes de la firma del contrato.

Paso 3: Programe una llamada inicial con la parte interesada clave

Si aún no lo ha hecho, identifique quién es el actor clave del lado del cliente. Idealmente, esta es una persona. ¿Es el CEO? ¿El administrador de marketing? ¿Un director de proyecto? Quienquiera que sea el interlocutor a lo largo de todo el proyecto (es decir, el responsable de la toma de decisiones) debe ser el que asista a la llamada inicial.

Esto agilizará todas las comunicaciones durante el proyecto para garantizar que no tenga que responder a solicitudes o comentarios de varias partes.

Paso 4: Refuerce las expectativas durante la llamada inicial

En el transcurso de 30 minutos, su trabajo consiste en comunicar brevemente lo que el cliente puede esperar de usted durante el transcurso del trabajo, al tiempo que refuerza lo que usted necesita de ellos para que esto suceda.

Esto significa hablar de cosas como:

  • Su proceso;
  • Cronología del proyecto;
  • El proceso de retroalimentación;
  • Hitos y llamadas de progreso;
  • Una introducción de su software de gestión de proyectos (si puede hacerlo a través de una pantalla compartida en vivo, eso sería lo mejor).

Esto es también cuando usted reforzará la pieza de rendición de cuentas haciéndoles saber que la “tarea” vendrá en breve.

Paso 5: Envíe el Cuestionario de Bienvenida

En el cuestionario de bienvenida que envías después del saque inicial, explícale al cliente que no tiene que preocuparse por nada en cuanto a la construcción de un sitio web hermoso para su negocio. Ese es tu trabajo. Sin embargo, usted necesita ciertas cosas de ellos para hacer el trabajo bien.

Aunque ya no construyo sitios web para clientes, sigo utilizando el mismo proceso de integración para mis clientes de redacción publicitaria. Aquí está el correo electrónico de bienvenida que les envío (siéntase libre de adaptarlo a sus propias necesidades):

¡Bienvenido a bordo,[nombre del cliente]!
Estoy muy emocionada por empezar y espero que tú también lo estés!
Sé lo doloroso que es crear contenido para tu propia marca, así que me alegro de que me lo hayas confiado.
A medida que nos movemos aquí, voy a pedirte unas cuantas cosas: [enlace].
Por favor, rellene esto en los próximos siete días. Si tengo alguna pregunta, estaré en contacto tan pronto como pueda.

Es sucinto y deja que el cliente sepa que no estoy pidiendo mucho. Luego les envío un cuestionario de Google Forms para recopilar todos los detalles, documentos e inicios de sesión que necesito de ellos:

Personalmente, me encantan los formularios de Google para los clientes de redacción publicitaria integrados, pero es posible que desee utilizar algo como la trampa de contenido si espera recibir muchos activos de diseño y contenido.

¿En términos de lo que pides? Depende de lo que estés haciendo por el sitio web, pero te sugiero que empieces con esto:

  • Inicios de sesión en su sistema de gestión de contenidos y panel de control (además, inicios de sesión en integraciones de terceros si las necesita)
  • Logotipo
  • Directrices de marca
  • 3-5 sitios web que les gusta el aspecto de
  • Sitios web de los 3 principales competidores
  • Imágenes, vídeos y otros activos de la marca
  • Páginas del sitio web (navegación)
  • Contenido (si lo están escribiendo)

No empieces ningún trabajo hasta que recibas todo lo que te deben. Una de las razones por las que tienes un proceso de incorporación es para que no puedan arrastrar los pies y causar retrasos más adelante.

Paso 6: Generar el informe creativo

Basado en todo lo que usted sabe sobre el cliente, su público objetivo y los objetivos del sitio web, ahora necesita generar el informe creativo.

Este es un documento sucinto que presenta los detalles y el plan para el sitio web. Asegura que todas las partes – usted, su equipo (si tiene a otras personas trabajando para usted) y el cliente – estén en la misma página y de acuerdo con lo que se debe hacer. De esta manera, si surgen preguntas o desacuerdos más tarde, el informe creativo pondrá fin a cualquier duda.

Usted debe incluir lo siguiente:

  • Título (es decir, nombre del sitio web)
  • Resumen del proyecto
  • Fecha de inicio
  • Fecha final proyectada
  • Entregables
  • Problemas por resolver
  • Metas/objetivos
  • Público objetivo
  • Hitos del proyecto y fechas de vencimiento

Además, si tienes el hábito de crear moodboards para los clientes, puedes enviarlos junto con el informe creativo.

Asegúrese de obtener una firma de aprobación antes de seguir adelante. HelloSign puede ayudarle a hacer esto fácil y económicamente.

Paso 7: Programar llamadas de progreso

Una última cosa que debe hacer es programar las llamadas de progreso con el cliente. Puede parecer demasiado pronto para hacer esto, pero en realidad no lo es.

Tiene una fecha de inicio y de finalización del proyecto. Usted ha proyectado hitos. Al programar las llamadas de progreso para cada hito ahora, usted puede poner el sitio web en el radar de todos, lo que mantendrá a todos los involucrados (incluyendo al cliente) responsables del proyecto.

Una vez que su cliente haya aceptado las invitaciones, es hora de empezar a asignar tareas en su software de gestión de proyectos y ponerse a trabajar.

Los beneficios de la incorporación

Piense en todas esas veces que un cliente no pudo entregarle algo que se le debía (como inicios de sesión, logotipos o contenido) – y cómo eso retrasó la línea de tiempo de su proyecto.

Piense en todas esas veces que un cliente dijo: “Lo odio” o pidió una quinta o sexta ronda de revisiones a pesar de que claramente no sabía lo que realmente quería.

Piensa en todas esas veces que te perdiste un paso y tuviste que retroceder una vez que estabas a la última en el proceso de diseño.

La incorporación de clientes de diseño web le ayuda a evitar problemas comunes y a fortalecer su flujo de trabajo:

  • Documentar y almacenar todo en un lugar centralizado;
  • Establecer y reforzar las expectativas del cliente;
  • Prevención de la fluencia del catalejo;
  • Diseño de sitios web con mejores resultados;
  • Aumentar la confianza en su negocio.

A medida que perfeccione este proceso de integración predecible, podrá completar proyectos de sitios web de manera más eficiente, lo que a su vez le permitirá obtener mayores márgenes de beneficio.

Y si quieres asegurarte de que el final de tu proyecto vaya tan bien como el principio, echa un vistazo a nuestros 5 Consejos para el éxito de los proyectos de diseño web Offboarding.