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¡Ayuda! No puedo dejar de perder el tiempo….

Hay tantas distracciones cuando eres autónomo. Desde los niños que entran en tu oficina en casa o el tiempo apesta como en Facebook, necesitas concentrarte y ser más eficiente. La clave es armarse con las herramientas adecuadas para el trabajo.

Aquí, hemos reunido una lista de ahorradores de tiempo en línea (¡herramientas de productividad para ganar!) además de consejos para manejar las distracciones.

Crear el espacio de trabajo adecuado

Freelancers, si quieres trabajar desde casa, necesitas un espacio de trabajo real. Usar el mostrador de la cocina o simplemente poner un escritorio en su dormitorio es una receta para distraerse. (Verás los platos apilados o encontrarás otras 10 cosas que necesitan tu atención cuando lo que deberías estar haciendo es trabajar.)

  • Cree un espacio de trabajo dedicado, preferiblemente uno con una puerta y que no se utilice para nada más.
  • Busca una habitación con ventana. La luz natural te mantendrá fresco y concentrado.
  • Asegúrese de tener una configuración ergonómica con una buena silla, una configuración de escritorio adecuada y una temperatura cómoda.
  • Mantenga su espacio de trabajo limpio y despejado del desorden. Pase los últimos minutos de cada día ordenando para que todos los días comiencen con un lugar fresco para trabajar. Los espacios sucios no son espacios productivos.

Establecer horas de oficina

Usted necesita establecer horas de oficina y hacerlas cumplir a su familia, amigos y clientes. Ponga un letrero en la puerta si es necesario.

Las horas de oficina no tienen que ser un día de trabajo estándar de 9 a 5 (lo que le quitaría algo de flexibilidad a los trabajadores independientes), pero usted debe tener algunas horas de trabajo que caen durante los horarios de trabajo de sus clientes para que obtengan información y puedan comunicarse con usted fácilmente.

Establezca un horario de trabajo y hágalo cumplir. Esto significa que los niños y sus cónyuges necesitan mantenerse alejados de su lugar de trabajo durante las horas de oficina indicadas, a menos que sea planeado con anticipación o sea parte de un receso o de una hora de almuerzo. La creación de este flujo le ayudará a obtener el espacio que necesita para concentrarse.

Establezca horas de oficina adicionales para las horas en las que realmente contesta el teléfono. Un empleado de una sola persona puede sentirse abrumado por las llamadas telefónicas. Establezca un horario para contestar y devolver llamadas cada día y deje que todo lo demás vaya al correo de voz. (Incluso puede publicar horas de teléfono en su firma de correo electrónico para que los clientes sepan cuál es el mejor momento para llamar.)

Desactivar las notificaciones push

La manera más fácil de evitar distracciones es quitarlas de sus dispositivos. Desde notificaciones móviles push hasta pop-ups en tu escritorio, estas pequeñas distracciones consumen el día.

  • Regla de freelance nº 1: Desactivar las notificaciones push.
  • Regla de freelance nº 2: Apagar el volumen de los dispositivos móviles.
  • Regla Freelancer No. 3: Usa una aplicación de bloqueo si no puedes hacerlo solo.

Herramienta para probar: Freedom permite a los usuarios programar la cantidad de tiempo en aplicaciones y sitios web específicos. Si tienes un poco de “adicción” a Facebook, inténtalo y ponle límites reales de uso.

Póngase los auriculares

Bloquea el mundo con un poco de ruido blanco. Invierta en un buen par de auriculares y úselos para evitar distracciones de ruido.

Encuentra música que se desvanezca en el fondo. (Algo sin anuncios es lo mejor para la mayoría de la gente porque no golpeará períodos de sonidos fuertes o sobre estimulación.) Evite los podcasts o audiolibros que pueden convertirse en una distracción mientras trabaja.

Los auriculares también tienen otra ventaja: Cuando los llevas puestos, la gente piensa inmediatamente que no puedes oírlos o que están ocupados y que es menos probable que te molesten.

Usar un rastreador de tiempo

¿Sabe exactamente cómo está pasando el tiempo o de dónde vienen esas distracciones? ¿Alguna vez te has preguntado adónde fue el día? (¿Y por qué no tienes nada que mostrar?)

Si desea tener una buena idea de lo que está haciendo, especialmente para diseñadores y desarrolladores que pasan la mayor parte del día en una computadora, enumere la ayuda de una aplicación o herramienta de rastreo de tiempo.

Hay dos categorías de rastreadores de tiempo:

  • Aplicaciones de seguimiento del tiempo que le ayudan a gestionar las tareas y la facturación de su negocio independiente. Estas herramientas le ayudan a saber exactamente el tiempo que gasta en cada proyecto (y a quién debe facturar). Busque una herramienta que realice un seguimiento de múltiples dispositivos (si tiende a perder tiempo en lugares furtivos o trabaja desde más de un lugar) y una que ofrezca informes que sean fáciles de entender. Herramienta para probar: TopTracker es una herramienta gratuita diseñada para trabajadores remotos y viene con informes de productividad.
  • El otro tipo de rastreador de tiempo realmente llega a la raíz de lo que estás haciendo y cuándo. Es menos para los clientes de facturación y más para ayudarle a administrar su tiempo de manera eficiente. La mayoría de nosotros ni siquiera nos damos cuenta de cuántas distracciones nos impiden hacer nuestro mejor trabajo. Herramienta para probar: RescueTime se ejecuta en segundo plano en su ordenador y en dispositivos móviles y, a continuación, proporciona un informe de los sitios web y el software que está utilizando y cuánto tiempo se pasa con cada uno. (El número de horas en Instagram puede ser un poco chocante.) Además, puedes usarlo para ayudar a limitar el tiempo en sitios web o con aplicaciones que necesitas evitar un poco más.

Usar más Visual Tools

Los diseñadores independientes pueden pasar una cantidad de tiempo ridícula tratando de explicar a los clientes u otros miembros del equipo la forma en que algo se ve. Elimine todo el tiempo y esfuerzo perdido utilizando una herramienta que le permita colaborar visualmente.

Una pizarra digital puede marcar el tono de una reunión en persona en línea. (Incluso puede hacer una lluvia de ideas y encontrar soluciones a los problemas en diferentes horarios.) La colaboración en tiempo real elimina parte de la soledad del trabajo independiente y le da la responsabilidad de trabajar con un equipo, lo que es ideal para mantener los proyectos en la tarea y a tiempo.

Herramienta para probar: Mural es una herramienta de pizarra digital fácil de usar que puedes usar para compartir ideas en un espacio visual. El espacio no sólo está diseñado para dibujar y compartir rápidamente, sino que los usuarios pueden ver todo en tiempo real, además de establecer un temporizador para que las reuniones se mantengan en el horario previsto.

Navegar de incógnito

La mayoría de los freelancers de diseño y desarrollo web están en línea todo el tiempo. Viene con el territorio.

Pruebe a navegar en modo incógnito (mantiene a raya las ventanas emergentes y las notificaciones) o utilice un complemento del navegador para controlar su productividad.

Herramienta para probar: StayFocused es una extensión de Google Chrome que restringe el tiempo que puede pasar en determinados sitios web. Así que aunque tengas que estar en línea todo el día, no te quedarás en Twitter. Puedes bloquear sitios web, tipos de contenido (no más vídeos de gatos en el trabajo) o establecer límites de tiempo para que tengas tiempo libre para navegar.

Automatice tantas tareas empresariales como sea posible

Para los diseñadores y desarrolladores freelance, uno de los lugares donde las distracciones se ciernen es en la gestión de las tareas empresariales. (Sobre todo porque no nos gustan.)
Desde la preparación y envío de facturas hasta la presentación de documentos y contratos, intente automatizar el mayor número posible de funciones empresariales para no perder tiempo evitando estas tareas. El software y las herramientas adecuadas pueden ser de gran ayuda para mantener la concentración y gestionar estas tareas con facilidad.

Herramientas para probar: TermsFeed le permite crear documentos legales básicos como políticas de privacidad o términos y condiciones; Slack es ideal para administrar chats y compartir en un solo lugar, de modo que no tenga un montón de mensajes de texto de clientes; utilice software de facturación como Invoicely para facturar a los clientes y gestionar ingresos y gastos.

Crear una rutina

Comience cada día con un plan para ese día. ¿Qué necesitas lograr antes de que lo dejes?

Cada trabajador autónomo tendrá una rutina que es ligeramente diferente, por lo que es posible que tenga que jugar con los horarios diarios para crear una rutina que funcione para usted.
He aquí cómo podría ser una rutina de muestra:

  • Primera parte del día: Realice una revisión rápida de los medios sociales (cuentas de trabajo) y haga un seguimiento con publicaciones o mensajes, cuando corresponda. Compruebe y responda a todos los mensajes de correo electrónico que puedan gestionarse rápidamente.
  • Pasar a un proyecto de mayor envergadura. Comience con las cosas que necesitan más poder mental mientras se siente fresco. Pase unas horas trabajando en este trabajo y planee un par de descansos durante ese tiempo.
  • Tome un largo descanso para almorzar o para dar un paseo. El punto medio del día es un buen momento para revitalizarse.
  • Compruebe y responda de nuevo al correo electrónico.
  • Use el período de la tarde para terminar las tareas y noquear los artículos de fruta que cuelgan poco.
  • Dedique algún tiempo a tareas de negocios o de contabilidad, a devolver llamadas telefónicas o reuniones con clientes y revisar el correo electrónico por última vez.
  • Cree un plan para mañana al terminar el día para que pueda salir sabiendo lo que está por venir y llegar al día siguiente listo para avanzar en los proyectos y tareas.

Conclusión

Lamentablemente, gran parte del tiempo que los trabajadores independientes pierden ni siquiera es reconocido. Se gasta en lugares que realmente no necesitan nuestra atención.

Usar las herramientas correctas y crear el ambiente de trabajo y los hábitos correctos puede ayudarlo a evitar distracciones cuando se supone que está trabajando. Y si estos consejos no le ayudan a hacer más, podría ser el momento de evaluar su lugar de trabajo independiente. Una oficina en casa no es para todos; si todas las pequeñas cosas le impiden trabajar incluso después de tratar de concentrarse, puede ser el momento de buscar un espacio de oficina compartido para que pueda saltar al siguiente nivel profesionalmente.

Recuerde, si usted es más productivo durante las horas de trabajo, pasará menos tiempo jugando a ponerse al día después de las horas. Hacer pequeños cambios puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar su negocio de diseño freelance.