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Freelance a la Agencia: Contratación de su primer empleado

Muchos de ustedes eventualmente llegarán a un punto donde tiene sentido contratar a un empleado para que se una a ustedes. Sólo tenga cuidado, hay mucho más que contratar a un empleado que firmar un contrato y emitir pagos; aquí está lo que necesita resolver antes de contratar a su primer empleado.

¿Qué funciones necesita desempeñar?

Esto realmente depende de por qué está contratando a alguien, así como de la dirección en la que ve que va su negocio.

Considere lo siguiente:

Su base de clientes está creciendo y usted está cansado de rechazar el trabajo. En ese caso, es probable que desee contratar a diseñadores y desarrolladores para compartir su carga de trabajo.

Usted pasa más tiempo respondiendo a los correos electrónicos y administrando las finanzas que construyendo sitios web. Si le apasionan las actividades generadoras de ingresos en su negocio, debería contratar a un asistente, un representante de ventas o incluso un contador para que le pase las tediosas y enfermizas tareas.

Quiere ofrecer una solución digital de extremo a extremo, pero no tiene la capacidad ni las habilidades para hacerlo. Primero, necesita definir claramente los servicios que su agencia va a ofrecer. Si no están en su rueda de timón, eso es exactamente para lo que necesita contratar: redactor publicitario, vendedor, especialista en SEO y otros creativos completarán su equipo.

¿Necesita asistencia a tiempo completo o parcial?

El hecho de que usted esté en posición de incorporar a alguien a su equipo no significa que automáticamente tenga que convertirse en un empleado a tiempo completo.

Evalúe la situación actual de su negocio:

  • ¿Cuánto trabajo de desbordamiento tiene?
  • ¿Cuánto trabajo has rechazado en los últimos seis meses?
  • ¿Tiene suficientes clientes y un flujo de ingresos predecible que pueda soportar una nueva contratación?

Decida cuánto tiempo necesita de un nuevo empleado y cuánto puede pagar de manera realista antes de establecer un horario de trabajo.

¿Qué tipo de nueva contratación necesita?

Hay tres tipos de nuevas contrataciones que puede necesitar:

  • Un contratista independiente
  • Un empleado a tiempo parcial
  • Un empleado a tiempo completo

Tenga en cuenta que los contratistas no pueden ser manejados de la misma manera que los empleados. Esto significa que no se puede dictar cuándo trabajan, desde dónde trabajan, qué herramientas utilizan, etc. Usted puede proporcionar directrices y procesos para su trabajo, pero no puede haber capacitación o supervisión directa.

¿Cuánto les paga?

Primero, usted tiene que determinar cuánto puede permitirse pagarle a alguien y si eso es suficiente para el trabajo para el que está siendo contratado.

Entonces, es importante reconocer la diferencia entre pagar a un contratista y a un empleado. Mientras que a los contratistas se les paga la tarifa por hora o fija que usted acuerde, los pagos son mucho más complicados para los empleados.

Cuando usted contrata a alguien como empleado, no olvide incluir costos adicionales como:

  • Impuestos
  • Seguro médico
  • Tiempo libre pagado
  • Compensación de trabajadores (si trabajan en el lugar)
  • Contribuciones a la cuenta de jubilación (cuando corresponda)

También tendrá que invertir en software de nómina o contratar a alguien para que lo maneje por usted.

¿Deberían trabajar in situ o a distancia?

Si contrata a un empleado que va a trabajar en estrecha colaboración con usted, podría ser beneficioso contratar a alguien localmente para que trabaje en el mismo espacio de oficina. Sería una buena idea para alguien como un colega diseñador o un asistente.

Por otra parte, muchos profesionales creativos y administradores hacen lo mismo trabajando a distancia.

Lo que necesitas averiguar entonces es lo siguiente:

¿Puede permitirse el lujo de alquilar una oficina que sea conveniente para llegar a ella y que favorezca la colaboración y la productividad?

O bien: Si trabaja a distancia, ¿puede cubrir los costes de las herramientas que su empleado debe utilizar para realizar su trabajo (por ejemplo, ordenador, software, wi-fi, etc.)?

O: ¿Hay algo en medio, como un espacio de trabajo en el que ocasionalmente pueda celebrar reuniones en persona, que sea la forma más rentable y productiva de trabajar con su empleado?

¿Hay algún asunto legal con el que tenga que lidiar como empleador?

Sí. Aunque estos pueden variar de un país a otro, la idea básica es la misma. Querrás hacerlo:

  • Registre su negocio con el gobierno local y adquiera un número de identificación del empleador.
  • Obtener una licencia comercial.
  • Regístrese en su departamento de trabajo local.
  • Preparar todo el papeleo necesario para contratar a un empleado y proporcionarle al gobierno la verificación de que es elegible para trabajar.
  • Establezca un servicio de nómina para asegurarse de que realiza todos los pagos a los empleados y al gobierno a tiempo.

Para estar seguro, revise las pautas proporcionadas por su gobierno local para los propietarios de pequeñas empresas para asegurarse de que cubre todas sus bases.

¿Dónde se encuentran los candidatos?

El primer lugar para empezar es pedir referencias de personas en las que confíes y que también entiendan bien tu estilo de trabajo y tu personalidad.

Si no puede encontrar candidatos a través de ese canal, los encontrará en una variedad de ubicaciones en la web:

  • Tus grupos favoritos de Facebook o LinkedIn
  • Bolsas de trabajo profesionales como Indeed
  • Mercados freelance como Guru o Toptal

O puede publicar la descripción del puesto en su sitio web, optimizarlo para búsquedas o anuncios de pago, y dejar que le encuentren.

¿Cómo se evalúa a los candidatos para un puesto de trabajo?

Para empezar, no es necesario entrevistar a todos los que se postulan para el puesto. Sin embargo, necesita un sistema que le permita investigar rápidamente a cada candidato:

  1. Confirme que siguen todas las instrucciones de la descripción del puesto/solicitud.
  2. Revise su currículum vitae y asegúrese de que tenga todas las calificaciones que usted requiere.
  3. Eche un vistazo a su cartera y compruebe que la calidad está al nivel deseado.
  4. Escanee sus perfiles de medios sociales para asegurarse de que no hay nada que indique que serían poco profesionales y, en consecuencia, perjudiciales para su negocio.

Una vez que haya reducido el número de candidatos, programe las videollamadas con los pocos restantes. Esto le da la oportunidad de ver si saben cómo usar la tecnología básica, si son puntuales, cómo su personalidad se relaciona con la suya, así como para asegurarse de que sus objetivos e intereses se alinean con los de su empresa.

A continuación, debe hablar con las referencias proporcionadas por los candidatos en los que está interesado. Este paso final le ayudará a determinar quién es el más adecuado para el puesto.

¿Cómo se realizan las nuevas contrataciones a bordo?

Antes de enviar una carta de oferta, contrato y formularios de impuestos a su nuevo empleado, asegúrese de que su negocio esté listo para hacerlos.

  • Cree un manual del empleado con información sobre su negocio, misión, valores, información sobre días festivos y tiempo libre, programas de pago, y reglas y expectativas generales de la compañía.
  • Agregue la documentación del proceso que ha desarrollado para usted y guárdela en un repositorio bien organizado para la formación de los empleados y para futuras referencias.
  • Crear un programa de capacitación y programarlo con una mezcla de experiencias de aprendizaje escritas, de video y prácticas.
  • Configure una “caja de herramientas” para ellos que incluya todo el software y la información de inicio de sesión que necesitan para ponerse en marcha.
  • Configúrelos en su sistema de gestión de proyectos y cree una lista de comprobación de las tareas de integración para que se familiaricen con su sistema antes de que empiecen a trabajar.

Cuando esté seguro de que todo está en orden, envíeles un correo electrónico y un paquete de bienvenida, ¡y empiece a trabajar!

Felicitaciones por contratar a su primer empleado

Contratar a alguien va a cambiar su negocio – con suerte, para mejor. Simplemente haz tu diligencia debida y asegúrate de que encajan a la perfección tanto para el papel como para ti. Luego, dales todas las herramientas que necesitan para empezar a trabajar. Si usted puede prepararlos para el éxito, ellos no tendrán ningún problema en contribuir con los suyos.