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Plantillas de gestión de proyectos: La clave para mejorar su flujo de trabajo

El año pasado, Rachel McPherson compartió 9 maneras de organizar proyectos creativos exitosos. Es un artículo muy útil que destaca las principales cosas que se deben hacer si se quiere dar mayor control y organización a su flujo de trabajo de diseño web.

Consejo # 2: Aprovechar una herramienta de gestión de proyectos, es en lo que quiero centrarme hoy. Específicamente, quiero ver algunas de las mejores herramientas para los diseñadores web, cómo elegir la adecuada para usted, así como darle una lección rápida sobre cómo utilizar plantillas de gestión de proyectos para mejorar su flujo de trabajo.

Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para usted

Al considerar una plataforma de gestión de proyectos para su negocio de diseño web, aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención:

Herramientas de diseño genérico frente a herramientas de diseño web

Estas son cuatro herramientas de gestión de proyectos con las que le recomendaría que empezara:

  • Asana
  • Trello
  • Wrike
  • InVision

De los cuatro, InVision es el único estrictamente hecho para el proceso de diseño web. Como tal, hay un mayor énfasis en la gestión del trabajo de diseño.

Aquí puedes ver cómo colaborar en los diseños, prototipos, wireframes, etc. cargados:

Y este es un ejemplo de cómo InVision le permite crear flujos de trabajo específicos de diseño para usted:

Existen limitaciones en lo que puede hacer con una herramienta de gestión de tareas de diseño, por lo que puede encontrar que una de las otras opciones es una mejor opción si su objetivo es proporcionar un mayor control de los proyectos, la comunicación con el cliente y la colaboración del equipo.

Gratis vs. Pagado

La mayoría del software de gestión de tareas que encontrará viene con un plan gratuito, normalmente para una persona, o con una limitación estricta del número de proyectos, o con una versión de prueba gratuita.

Aquí hay un ejemplo de trabajo en equipo:

Típicamente, usted puede obtener una buena idea de si una plataforma será una buena opción para usted o no en 15 minutos. Esto es bueno, ya que le permite probar una herramienta antes de añadir otro gasto de negocio.

Vista de flujo de trabajo

Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una variedad de estilos y vistas de flujo de trabajo.

Aquí hay un ejemplo de Asana de una vista de calendario:

Este es mi estilo preferido ya que trabajo en tareas a corto plazo y únicas en lugar de trabajos más largos que requieren una mayor organización de tareas, subtareas y plazos. Asana también tiene vistas de lista y tablas Kanban.

Aquí hay un ejemplo de Trello de una tabla Kanban:

Básicamente, se crean carpetas de alto nivel dedicadas a cada cliente (también se pueden dividir a nivel de proyecto). Dentro de cada foro, cree columnas para cada fase de su proyecto. Las cartas que caen por debajo de ellas se dedican a cada una de sus tareas. Si prefiere este tipo de sistema de clasificación y visualización de tarjetas, Trello es una excelente opción.

Otra plataforma que recomiendo encarecidamente es Wrike y es debido a su flexibilidad en las vistas de flujo de trabajo:

Mesas:

Tableros:

Listas:

Todas las mismas tareas están presentes; sólo que se muestran de forma diferente.

En resumen, sugiero:

  • Asana para diseñadores que trabajan en trabajos más pequeños o más cortos.
  • Trello para diseñadores que necesitan un mayor control sobre las fases más largas del proyecto.
  • Wrike para diseñadores que tienen un equipo y una lista de clientes en crecimiento y quieren ofrecerles más flexibilidad.

Características

Asegúrese de pensar en las características que más le importan y le ayudarán a adquirir el grado de control que desea sobre los proyectos. Aquí están algunas características notables de estas plataformas de gestión de proyectos:

Asana

  • Vistas de calendario, lista y kanban
  • Área de chat interna
  • Creación de tareas y subtareas
  • Clonación de tareas y proyectos
  • Organización por color
  • Gestión de tareas de arrastrar y soltar
  • Integrar el software de seguimiento del tiempo

Trello

  • Vista de Kanban
  • Chatear directamente dentro de las tarjetas
  • Usar tarjetas para crear tareas o añadir listas de comprobación a tarjetas individuales
  • Organización de arrastrar y soltar
  • Clonación de tarjetas y listas

Wrike

  • Vistas de tabla, lista y kanban
  • Bandeja de entrada interna para comunicaciones directas con el equipo y los clientes
  • Lista de tareas personales o acceso a proyectos completos
  • Establecer plazos completos para cada tarea
  • Personalizar el estado de las tareas
  • Exportar listas y utilizarlas como plantillas reimportables

Antes de actualizar a cualquier herramienta premium, tómese su tiempo para familiarizarse con el producto base (gratuito). Una vez que haya encontrado uno que le quede bien, puede actualizarlo cuando sea el momento adecuado.

Templatización para mejorar los flujos de trabajo

Hay tantas cosas buenas que resultan de usar herramientas de gestión de proyectos para un flujo de trabajo de diseño web:

  • Centralización de la comunicación, archivos, actualizaciones de estado, etc.
  • Mayor control sobre los proyectos y todas las tareas asociadas
  • Mejor cumplimiento de los horarios
  • Mejora de la comunicación con clientes y equipos
  • Colaboración más eficiente
  • Mayor responsabilidad de todas las partes involucradas
  • Resultados más consistentes y de mayor calidad
  • Automatización del flujo de trabajo

Creo que cada uno de los puntos anteriores -excepto quizás el último- son obvios cuando se observa cómo funcionan estas herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo, si alguna vez ha soñado con trabajar menos y ganar más dinero, realmente debería estar aprovechando la automatización.

Específicamente, estoy hablando de plantillas de gestión de proyectos.

Para demostrar este punto, voy a utilizar Trello para crear placas de proyecto preconfiguradas, flujos de trabajo y listas de comprobación. Siga las instrucciones para ver lo fácil que es hacer esto con las herramientas de gestión de proyectos:

1. Crear una nueva placa

En la esquina superior derecha, seleccione “Create Board”.

Nómbralo, añada su equipo y cree.

2. Crear Fases del Proyecto

Esto es con lo que empezarás:

Para crear sus fases (conocidas como “Listas” en Trello), empiece a escribir.

Haga los cubos tan grandes o tan pequeños como quiera. La estructura organizativa y el flujo de trabajo dependen de usted.

3. Añadir tareas a las fases

En esta siguiente parte, puedes decidir cuán amplia o específica quieres que sea cada tarea (o tarjeta). Para mi propia organización, asigno una tarea a una carta:

Sin embargo, es posible que prefiera crear una tarea amplia y luego dividir los pasos dentro de la tarjeta utilizando la función de lista de verificación:

Una vez más, depende de ti decidir cómo quieres gestionar tus proyectos aquí.

4. Copiar la plantilla

Con la carpeta del proyecto, las fases y las tareas desglosadas, esta plantilla está lista para que la utilice.

Para copiar un proyecto (tabla), haga clic en “…Mostrar Menú” en la parte superior derecha. Expanda la opción “…Más “. A continuación, seleccione “Copy Board”.

Para copiar sólo una de las fases de su proyecto (listas), haga clic en el “…” en la esquina superior derecha de la lista. Seleccione “Copiar lista”.

Y para copiar una tarea individual (tarjeta), haga clic en el botón “Copiar” bajo Acciones.

Si puedes creerlo, es tan fácil como eso. Simplemente desglose su flujo de trabajo de la manera que mejor pueda manejarlo. ¡Entonces, cópialo!

Envolviendo

Si ha estado utilizando herramientas de gestión de proyectos ineficientes o ha estado confiando en demasiadas hojas de cálculo para mantener todo en línea hasta ahora, es hora de cambiar. Hay mucho que puede hacer con la herramienta de gestión de proyectos adecuada, por no mencionar los beneficios de ahorro de tiempo y de aumento de beneficios que se derivan de la templatización de su proceso con ellos.